Che il tuo capo ti abbia chiesto o meno uno status report, scriverne uno rappresenta un'ottima opportunità per comunicare efficacemente i tuoi risultati. Un buon resoconto non solo manterrà aggiornato il tuo superiore, ma ti aiuterà anche a monitorare i tuoi compiti. Eccoti gli step fondamentali per redigerne uno reader-friendly.

Metodo 1 di 1:
Scrivere uno Status Report

  1. 1
    Metti il nome e la data. Un nome contenente la data (per esempio, "Riassunto della Settimana del Primo Dicembre") è un'opzione facile ed efficiente.
    • Se mandi il resoconto via email, usa questa frase nell'oggetto.
    • Se il report sarà un documento unico, inserisci un'intestazione con questa informazione in cima.
  2. 2
    Fornisci tutti i dettagli che permettano d'identificare il progetto: titolo, data d'inizio e/o fine, i nomi delle persone che ci hanno lavorato.
  3. 3
    Spiega qual è stato il risultato raggiunto. Opta per un titolo come "Risultati", "Compiti portati a termine" o, semplicemente, "Fatto".
    • Assicurati di specificare che periodo riguarda il resoconto.
    • Usa verbi attivi al principio delle frasi. Essi includono: completato, definito, risolto, progettato, organizzato, migliorato, sistemato e archiviato. Questi, comunque, sono solo degli esempi.
    • Per un breve report settimanale, sarà sufficiente scrivere una lista formata da 3-5 frasi.
  4. 4
    Scrivi una lista di quello che sarà fatto in futuro. Un buon titolo per questa sezione sarebbe "Compiti previsti", "Prossimi Step" o "Da fare".
    • Se puoi, stima il tempo necessario per portare a termine un compito. Esempio: "Documentare il cambio di design (tempo stimato: due giorni)".
    • Fai riferimento agli eventuali programmi che ti sono stati dati.
    • Di nuovo,3/6 frasi dovrebbero essere abbastanza per un breve report.
  5. 5
    Discuti riguardo ai problemi o alle potenziali difficoltà. In questo momento, dovrai chiarire se hai bisogno di supporto. "Questioni aperte" o "Problemi e commenti" sono dei buoni titoli per questa sezione, la quale dovrebbe essere scritta in un paragrafo o due.
    • Forse hai difficoltà a trovare un fornitore perché non c'è nessuno in ufficio questa settimana. Magari hai dei suggerimenti rispetto a come migliorare la gestione del business. Sono questi i dettagli che puoi inserire nella sezione.
    • Se stai solo comunicando il problema e non hai più bisogno d'aiuto, specificalo. Commenti come “Pensiamo di risolvere la questione nei prossimi due giorni” permetteranno ai supervisori di sapere che non è necessario un loro intervento ma che dovrebbero, comunque, monitorare la situazione.
    • Nel caso in cui non si trovi una soluzione al problema, il tuo supervisore non potrà lamentarsi del fatto che non sia stato informato in tempo.
  6. 6
    Correggi le bozze del testo e invialo.
    Pubblicità

Campione

Eccoti un esempio di status report redatto da uno scrittore di WikiHow. Adatta lo stile, il formato e la lista dei risultati al tuo lavoro. Nota l'utilizzo di verbi attivi e positivi.

Status Report del 26 settembre del 2011

Fatto

  • È iniziata la redazione di tre articoli: "Come riutilizzare i pacchetti delle mentine" (idea mia), "Come diventare designer di borse" (richiesta) e "Come diventare autodidatta" (richiesta).
  • Gli articoli "Come trovare la tua macchina in un parcheggio affollato" e "Come vendere torte" sono stati ampliati e migliorati.
  • "Come aiutare una persona che si è rotta un osso" è stato riscritto.
  • Sono state controllate oltre 400 modifiche e nuove richieste per quanto concerne l'ortografia e i duplicati.

Da fare

  • Aggiungere immagini a "Come diventare designer di borse".
  • Rivedere e correggere "Come diventare autodidatta".
  • Chiedere a un editor che abbia un background medico di rivedere "Come aiutare una persona che si è rotta un osso". Ho realizzato delle attente ricerche prima di scriverlo, ma non ho studi di medicina alle spalle.
  • Rivedere "Come leggere le etichette del cibo". Quest'articolo ha buone potenzialità, ma ha bisogno di uno stile più chiaro e uniforme e anche qualche menzione in più su a come leggere una lista degli ingredienti.

Problemi/Commenti

  • Grazie ai nostri programmatori per aver portato a termine senza difficoltà gli aggiornamenti dei software di questa settimana. Presterò attenzione nel caso in cui dovesse manifestarsi qualche problema non risolto.
  • Uno dei gatti di una nostra volontaria è morto questa settimana e, siccome sembrava piuttosto scossa dall'accaduto, le ho consigliato di prendersi qualche giorno libero, nel caso in cui ne avesse bisogno.

Consigli

  • Fai in modo che il report sia positivo, se possibile. Non è questa la sede per lamentarsi, esprimere le proprie opinioni o fornire scuse. Puoi suggerire una soluzione o, almeno, una direzione da seguire nel caso in cui ci fossero dei problemi. Così, dimostrerai di avere iniziativa.
  • Le frasi devono essere brevi e semplici. I manager sono sempre impegnati e non hanno molto tempo per leggere. Se vorranno informazioni più dettagliate, te le chiederanno in un secondo momento.
  • Se hai intenzione di scrivere status report, fallo regolarmente o, almeno, aggiorna la lista dei risultati raggiunti; in questo modo, non perderai tempo per rivedere tutto quello che hai fatto. Ogni giorno, quando termina l'orario di lavoro, butta giù qualche nota.
  • Apprezza il lavoro degli altri. Ringrazia la tua collega per averti aiutato in un compito difficile. Se sei stato tu a supportare qualcuno, dillo.
  • Sii specifico.
  • Sii onesto. Non riportare più lavoro di quanto tu ne abbia effettivamente svolto.
  • Nel report puoi scrivere se hai iniziato un progetto, letto qualcosa d'interessante o condotto una ricerca di mercato. Non accade tutto in una sola settimana e le attività preparatorie richiedono tempo e sforzi.
  • Se scrivi il report di venerdì pomeriggio, ti sarà utile il lunedì mattina per ricordarti a che punto sei.
  • Se devi registrare sempre le stesse cose (ordini di acquisto, ordini di cambio, ordini di lavoro, fatture), un foglio di calcolo su Excel o un database ti aiuterà a svolgere il compito più facilmente.
  • Mantieni una copia dello status. Ti tornerà utile quando dovrai scrivere un curriculum o una lista di risultati da mostrare nel momento in cui chiederai un aumento.
  • Puoi usare quest'approccio anche per gli status report faccia a faccia, durante le riunioni.

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Avvertenze

  • Il tuo status report (soprattutto se mandato via e-mail) può essere letto da terzi, quindi scrivilo in maniera professionale.
  • Se invii al tuo capo uno status report che non ti aveva richiesto, probabilmente lo vorrà anche la settimana successiva!
  • In linea di massima, cerca di evitare di promettere più di quanto tu non possa effettivamente fare.
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