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Molte società utilizzano Microsoft Excel per seguire le spese di reparto o quelle complessive aziendali. Poiché Excel è ora spesso venduto assieme a personal computer che utilizzano il sistema operativo Windows, se hai Excel sul computer di casa, puoi utilizzarlo per seguire i tuoi conti. Su Microsoft e su altri siti Web ci sono diversi modelli per seguire le tue spese, e le versioni recenti di Excel includono un modello specifico per seguire i tuoi conti tra i molti pre-installati. Puoi anche predisporre il tuo foglio di calcolo per seguire le tue spese con Excel. Di seguito trovi le istruzioni per entrambe le soluzioni.

Metodo 1 di 2:
Lavorare con un Modello di Excel

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    Scegli un modello pre-installato. Le versioni recenti di Excel includono un modello per seguire le spese personali, insieme a modelli per comuni applicazioni aziendali. Puoi accedere a questi modelli e usarli per seguire le tue spese con Excel.
    • In Excel 2003, scegli "Nuovo" dal menu "File". Seleziona "Sul mio computer" dal riquadro attività "Nuova cartella di lavoro" per visualizzare la finestra di dialogo "Modelli".
    • In Excel 2007, scegli "Nuovo" con il pulsante del menu "File". Viene visualizzata la finestra di dialogo "Nuova cartella di lavoro". Seleziona "Modelli installati" dal menu "Modelli" nel riquadro sinistro. Seleziona "Preventivo personale mensile" da "Modelli installati" nel riquadro centrale e fai clic su "Crea".
    • In Excel 2010, fai clic sulla scheda "File", quindi seleziona "Nuovo" dal menu "File". Seleziona "Modelli di esempio" nella parte superiore del riquadro "Modelli disponibili", poi seleziona "Preventivo personale mensile" e fai clic su "Crea".
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    Scegli un modello online. Se il modello di preventivo personale pre-installato con Microsoft Excel non si presta per seguire le tue spese, puoi selezionare un modello on-line. Puoi scaricare un modello dal sito di un terzo o utilizzare Excel per connettersi con Microsoft Office Online.
    • Per Excel 2003, è possibile selezionare un modello adatto dalla libreria Microsoft Office Online presso http://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Puoi inoltre trovare modelli destinati a versioni successive di Excel sempre qui.)
    • In Excel 2007, scegli "Bilanci preventivi" dalla sezione Microsoft Office Online nella finestra di dialogo "Nuova cartella di lavoro". Devi avere una connessione Internet funzionante per connetterti alla libreria dei modelli Office online.
    • In Excel 2010, scegli "Bilanci preventivi" dalla sezione di Office.com del riquadro Modelli Disponibili. Devi avere una connessione Internet funzionante per connetterti alla libreria dei modelli Office online.
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    Inserisci i tuoi dati nelle celle appropriate. L'informazione da inserire dipende dal modello di foglio di calcolo che stai usando.
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    Salva il foglio di calcolo. Puoi utilizzare il nome che il modello fornisce per il tuo foglio di calcolo o cambiarlo in qualcosa di più significativo. Aggiungere il tuo nome e l'anno al nome del file esistente dovrebbe essere sufficiente.
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Metodo 2 di 2:
Progettare il Foglio di Calcolo per Seguire le tue Spese

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    Apri Excel.
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    Immetti un nome per il foglio di calcolo nella cella A1. Usa un nome significativo come "Budget personale", "Rilevazioni delle spese personali", o qualcosa di simile. (Escludi le virgolette quando immetti il nome, qui sono usate solo per mostrare che i nomi sono esempi).
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    Inserisci i titoli delle colonne nella riga 2. I titoli e l’ordine suggeriti sono "Data", "Beneficiario" (o "Pagato a"), "Memo", "Spesa", "Entrata" (o "Reddito" o "Deposito") e "Saldo". Inserisci questi titoli nelle celle da A2 a F2; potrebbe essere necessario regolare la larghezza delle colonne per contenere i titoli lunghi o le voci.
    • Una volta che hai impostato il titolo del foglio di calcolo e le intestazioni delle colonne, usa la funzione "Blocca riquadri" per mantenere questi titoli nella parte superiore del display mentre scorri le voci. Blocca riquadri si trova nel menu "Visualizza" in Excel 2003 e nelle versioni precedenti e nel gruppo "Finestra" del menu "Visualizza" della barra multifunzione in Excel 2007 e 2010.
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    Immetti la prima voce di spesa nelle celle della riga 3.
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    Immetti la formula per il saldo nella cella F3. Poiché questa è la prima voce del tuo bilancio, il saldo sarà determinato dalla differenza tra le spese e le entrate. Come impostare il saldo dipende dal fatto che voglia evidenziare le spese o i contanti disponibili.
    • Se stai impostando il foglio di calcolo per controllare principalmente le spese, la formula del saldo potrebbe essere = D3-E3, dove D3 è la cella che rappresenta la spesa e E3 è la cella che rappresenta l’entrata. Impostando la formula in questo modo le spese sono indicate con un numero positivo, che sarà più facile da capire.
    • Se stai impostando il foglio di calcolo per controllare dinamicamente i contanti disponibili, la formula del saldo potrebbe essere = E3-D3. Impostando il foglio di calcolo in questo modo sarà mostrato il saldo come positivo quando le entrate superano le spese e come negativo quando succede il contrario.
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    Inserisci la tua seconda voce di spesa nelle celle della riga 4.
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    Immetti la formula per il saldo nella cella F4. Siccome la seconda e le successive voci dovranno avere un saldo aggiornato, è necessario aggiungere il risultato della differenza tra le spese e le entrate per la voce precedente.
    • Se stai impostando il foglio di calcolo per controllare principalmente le spese, la formula del saldo potrebbe essere = F3+(D4-E4), dove F3 è la cella che rappresenta il saldo precedente, D4 è la cella che rappresenta la spesa e E4 è la cella che rappresenta l’entrata.
    • Se stai impostando il foglio di calcolo per avere una scheda dinamica per la disponibilità di contanti, la formula del saldo potrebbe essere =F3+(E4-D4).
    • Le parentesi che racchiudono le celle che rappresentano la differenza tra le spese e le entrate non sono necessarie; sono incluse solo per rendere un po' più chiara la formula.
    • Se desideri mantenere la cella con il saldo vuota fino a quando hai inserito una voce completa, puoi utilizzare un'istruzione IF nella formula così che se non è stata inserita una data, la cella di saldo non visualizza alcun valore. La formula per fare questo, per la seconda voce, è =IF(A4="","",F3+(D4-E4)) se stai impostando il foglio di calcolo per tenere traccia delle spese, ed è =IF(A4 = "","", F3+(E4-D4)) se stai impostando il foglio di calcolo per controllare la disponibilità d denaro. (Si possono omettere le parentesi intorno alle celle che rappresentano le spese e le entrate, ma non la coppia esterna di parentesi che fanno parte dell’istruzione IF).
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    Copia la formula del saldo nelle altre celle della colonna F (colonna Saldo). Fai clic sulla cella F3 e seleziona "Copia" dal menu a comparsa; quindi trascina per selezionare le celle della colonna che si trovano sotto. Clicca con il tasto destro del mouse sulle celle selezionate, e scegli "Incolla" nel menu a comparsa per incollare la formula nelle celle selezionate. (In Excel 2010, scegli l’opzione "Incolla" o "Incolla formule" nel menu a comparsa). La formula aggiornerà automaticamente i riferimenti di cella per indicare le spese, le entrate e la data (se utilizzata) della riga corrente e il riferimento al saldo della riga sopra quella corrente.
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    Salva il foglio di calcolo. Dai al foglio di calcolo un nome significativo, ad esempio "RilevazioneSpese.xls" o "BudgetPersonale.xls." Come nel caso di un modello di foglio di calcolo pre-configurato per il budget, è consigliabile includere il tuo nome e l'anno nel nome del file. (Ancora, nota che le virgolette sono utilizzate solo per mostrare nomi esemplificativi e non devono essere digitate. Anche il suffisso del file non deve essere digitato; Excel lo completa per te.)
    • Excel 2003 e le versioni più vecchie salvano i file dei fogli di calcolo in formato "xls", mentre Excel 2007 e 2010 salvano i fogli di calcolo nel più recente formato XML con estensione "xlsx", ma possono anche leggere e salvare i fogli di calcolo nel vecchio formato "xls". Se hai diversi computer e prevedi di tenere questo foglio di calcolo su tutti, utilizza il formato precedente se uno qualsiasi dei computer ha Excel 2003 o una versione precedente, e nel nuovo formato più recente se tutti i computer hanno almeno una versione Excel 2007.
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Consigli

  • Utilizza il "Completamento automatico" per le voci di spese e di entrata per garantire un’ortografia uniforme.
  • Per distinguere i conti pagati da quelli non ancora pagati, puoi scrivere in grassetto o colorare il testo per le fatture pagate o utilizzare l’ombreggiatura delle celle.
  • Per evitare di modificare accidentalmente un'intestazione di colonna o una formula, è consigliabile proteggere queste celle dai cambiamenti. Seleziona le celle che desideri modificare (la data, il beneficiario, le spese, le entrate e i valori) e sbloccale, quindi applica la protezione per l'intero foglio di calcolo.
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