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Qualsiasi attività che si rispetti, per poter funzionare adeguatamente, e generare fatturato, necessita di un processo aziendale. Questo prevede la definizione delle fasi, dei passaggi, dei procedimenti, e delle azioni che fanno parte della normale attività lavorativa. Determinare il processo aziendale è fondamentale, in fase di start up, perchè serve ad analizzare tutte le procedure relative all'attività, e a organizzarle nel modo più efficace: ciò nonostante, anche per aziende già avviate, questo processo può rivelarsi molto utile. Un'attenta analisi aiuta a comprendere i punti deboli nelle procedure, a verificare la necessità di formare il personale, e aumentare le performance delle risorse. Nei passaggi successivi vedrai come sviluppare un processo aziendale.
Passaggi
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1Scegli la procedura aziendale che intendi descrivere, contestualizzala nell'intero processo, e definiscila con un titolo appropriato. Ad esempio, un'attività definita "processo di catalogazione" considera tutti gli stati relativi ad un prodotto, dal momento in cui questo arriva in magazzino, al momento in cui lo lascia. Allo stesso modo, può essere considerato il processo che avviene dopo la ricezione di una chiamata a carico dell'assistenza clienti: dalla fase di assistenza fino alla fine della telefonata.
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2Descrivi il procedimento in modo dettagliato, in modo da poter definire chiaramente il ruolo svolto dalla risorsa. Questa attività richiederà molto tempo: per intervistare il personale, e capire esattamente ogni passaggio del suo lavoro ci vorrà tanto tempo, ma il valore di queste informazioni è davvero elevato.
- Registra il punto iniziale di ogni processo, sia esso l'arrivo del prodotto in magazzino, o la ricezione della telefonata da parte dell'assistenza.
- Descrivi anche la modalità con cui ogni processo inizia, e si sviluppa: per esempio, il prodotto viene registrato in un database, collocato in magazzino, scelto e acquistato sullo store, preparato e caricato su un camion per essere inviato al compratore.
- Annota le finalità del processo. Per quanto riguarda l'assistenza clienti, per esempio, la finalità è di indirizzare la telefonata al reparto competente, e fornire assistenza.
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3Valuta se tutte le attività relative ad un processo siano effettivamente necessarie, produttive, e contribuiscano al raggiungimento dell'obiettivo. Per esempio, poniamo che il prodotto, al suo arrivo in magazzino, venga prima registrato su un modulo cartaceo, e, successivamente, inserito nel database: il processo sarebbe molto più efficente se si usasse uno scanner, evitando la registrazione cartacea.
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4Evita o modifica tutti quei processi che risultano controproducenti, o proprio errati, concordando con la dirigenza la modalità con cui procedere. I cambiamenti, a volte, vanno apportati in modo graduale per permettere ai vari comparti di riadattarsi, e inserire i nuovi strumenti di lavoro nell'organizzazione.
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5Realizza un diagramma di flusso per ogni processo. La rappresentazione visiva del processo è uno strumento molto importante per la formazione del nuovo personale, e il miglioramento prestazionale di quello già presente.Pubblicità
