Come Tenere una Riunione Efficace

Le riunioni produttive, costruttive e impegnative richiedono un chiaro obiettivo, un dialogo aperto e un leader forte. Questo assicurerà che ogni riunione si svolga senza intoppi e in modo efficace – facendo risparmiare tempo e denaro a te e ai membri del tuo team!

Passaggi

1
Fai in modo che ogni riunione conti - o non fare assolutamente riunioni. Decidi se una riunione è indispensabile e invita solo le persone indispensabili. Grandi quantità di tempo prezioso si sprecano semplicemente perché i manager pensano che guardarsi in faccia sia importante, o perché si sono abituati a una particolare routine. Le e-mail sono solitamente sufficienti per fare avere al tuo team un aggiornamento o un rapporto sulla situazione. Tuttavia se hai bisogno di un feedback immediato da parte di tutti i partecipanti, le e-mail non saranno efficienti come una riunione faccia a faccia.
2
Definisci gli obiettivi e distribuisci il programma in anticipo. Crea una struttura per la riunione. Semplicemente dichiarare i risultati attesi spesso ispira i partecipanti e rende le riunioni più produttive. Per lo meno, sottolinea una caratteristica che ogni riunione deve avere: un obiettivo. Prima ancora che la riunione cominci, assicurati che tutti comprendano gli obiettivi scrivendo un ordine del giorno.
3
Governa la tua riunione, assumitene la responsabilità e portala a compimento. Le buone riunioni sono il risultato di una buona leadership. Fattene carico e chiarisci che intendi mantenere la discussione tempestiva, utile e pertinente. Mostra ai tuoi colleghi che intendi aver rispetto del tempo da loro dedicato, assicurandoti che un orologio o un timer sia visibile per tutti. Restare sul tema è anche fondamentale per rispettare i tempi. Se la conversazione va fuori dai binari, riporta il gruppo sul tema dicendo qualcosa come: "interessante, ma non credo che stiamo raggiungendo i nostri obiettivi qui. Se possibile, vorrei ritornare sugli argomenti all'ordine del giorno."
4
Ottieni la partecipazione costruttiva di cui hai bisogno da parte di tutti i presenti. Siccome il punto essenziale di una riunione è la comunicazione bidirezionale, è cruciale ottenere una partecipazione leale da parte di tutti. È responsabilità di chi dirige la riunione assicurarsi che ogni partecipante sia sentito. Per costruire il consenso o giungere a una decisione di gruppo, evita di indossare la tua opinione sulle maniche; è facile per un leader soffocare una discussione se ognuno è indotto a ritenere che il risultato sia già determinato. Resisti alla tentazione di scartare immediatamente le idee — anche quando sono orribili.
5
Chiudi con un piano di Attività, cerca di assicurarti che tutti se ne vadano conoscendo bene il passo successivo. Inoltre finisci la riunione chiedendo a tutti se pensano che l'incontro sia stato utile e, in caso negativo, cosa si potrebbe fare meglio la volta successiva. Fai seguire una tua relazione per migliorare le tecniche di svolgimento di una riunione.
6
Tieni traccia dei progressi conseguenti a quanto deciso durante la riunione. Inoltre tieni il gruppo aggiornato sugli sviluppi. Questo ti aiuterà a organizzare la riunione successiva più efficacemente.
7
Assicurati che la riunione non rappresenti un fatto a se facendo in modo che le persone giuste conoscano quanto è stato deciso e che cosa accadrà dopo. È facile uscire dalla stanza di una riunione, riprendere posto alla scrivania e dimenticare subito ogni cambiamento, decisione e idea nuova che il gruppo ha proposto. Assicurati di avere un sistema per tenere traccia di quanto è stato deciso e quali compiti ciascuno ha accettato di assumere, così puoi dare seguito e far procedere le cose, anche se non spedisci il verbale completo della riunione.

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Consigli

Un ottimo strumento per avere un incontro PRODUTTIVO utilizza "OARR": Obiettivi, Agenda, Ruoli & Responsabilità. In primo luogo, la riunione dovrebbe avere un OBIETTIVO. Se fai una riunione solo per dare informazioni, non far perdere tempo alle persone con una riunione. Invia loro una newsletter. L'obiettivo dovrebbe avere un componente attivo e, se possibile, un risultato a sostegno: "Stabilire gli obiettivi trimestrali per il team". L'ordine del giorno (Agenda) è un elenco di argomenti che potrete discutere per raggiungere tale obiettivo, con un limite di tempo per tenervi in pista. Ad esempio "1. Esaminare lo stato degli obiettivi dell’ultimo trimestre (15 minuti), 2. Suggerimenti per gli obiettivi (20 minuti), 3. Scegliere i migliori 5 obiettivi (10 minuti), ecc." Per i Ruoli e le Responsabilità, stabilisci chi governa la riunione, chi prende gli appunti e che assegnerà le azioni / "il da fare" che derivano dalla riunione.
Assicurati di iniziare e finire la riunione in tempo.
Lascia che tutti i partecipanti diano un feedback senza sentirsi imbarazzati o essere insolentiti.
Preparati per la tua riunione, cosa che molti dimenticano di fare.

Avvertenze

Ecco sette motivi perché una riunione dovrebbe essere annullata o rinviata:
- Un membro chiave non può partecipare. Riprogrammare è un fastidio, ma è peggio riunire tutti insieme e non essere in grado di fare il lavoro pianificato. Se avete bisogno della partecipazione di un membro chiave, riprogramma la data della riunione.
- L'ordine del giorno non è stato distribuito abbastanza in anticipo. Le persone hanno bisogno di tempo per preparare la riunione, fare suggerimenti e modifiche per l'ordine del giorno, e avere un'idea di quanto tempo è dedicato e bisogna dedicare a ciascun argomento. Esse dovrebbero ricevere l'ordine del giorno con almeno 3 giorni di anticipo.
- Lo scopo della riunione non è chiaro. Quando le riunioni sono semplicemente informative, i partecipanti hanno la sensazione che il loro tempo sia sprecato e si infastidiscono. Rendi chiaro ciò che si deve fare, perché, come e quando.
- Il lavoro potrebbe essere fatto più rapidamente o meglio in un altro modo (ad esempio e-mail o telefono). Non tenere una riunione a meno che questa non sia la soluzione migliore e unica per fare il lavoro.
- Il materiale da leggere non è stato distribuito in tempo utile. La lettura deve impegnare il tempo di ciascun individuo, non quello del gruppo.
- L’unico spazio disponibile per la riunione non è adeguato alle esigenze tecnologiche del gruppo. Se il materiale non può essere presentato in modo convincente o nella sua forma più vera, soprassiedi fino a quando si può.
- Un evento recente o una novità ha reso discutibile lo scopo/discussione previsto nella riunione.
I capi devono sapere non solo come fare una buona riunione, ma anche quando NON farla.

Cose che ti Serviranno

Aggiornamenti - se il flusso di informazioni è unidirezionale, invia piuttosto una e-mail.
Ordine del giorno e Obiettivi
Tempificazione - assicurati che la riunione inizi e finisca come pianificato, ricorda al facilitatore quando gli argomenti dell’ordine del giorno stanno richiedendo più del tempo loro assegnato.
Prendere Appunti - Registra quanto è stato detto e distribuisci il verbale secondo necessità.
Lavagna – Scrivi le idee sulla lavagna durante le sessioni per sviscerare i problemi, assicurati che ogni idea sia registrata, anche se non sembra promettente a prima vista