Se la tua attività si basa sulla vendita di articoli, è fondamentale riuscire a catalogare tutti i prodotti: un inventario accurato ti permette di gestire correttamente e puntualmente le richieste dei clienti, e da ciò ne deriva una buona reputazione per la tua azienda, piccola o grande che sia. Poter tracciare in modo dettagliato le vendite, ti fa avere pieno controllo delle transazioni, della gestione del magazzino, e fornisce i dati precisi per la contabilità. Avere il quadro preciso delle scorte di magazzino, ti permette di sapere esattamente quando e quanto rifornirlo. Uno strumento semplice, ma efficace per la gestione dell'inventario è QuickBooks, software online, per PC, e MAC disponibile in lingua inglese. In questo articolo troverai dei consigli sulle procedure.

Passaggi

  1. 1
    Avvia il programma QuickBooks e inserisci le tue credenziali.
  2. 2
    Dal menu principale scegli la voce "Edit" (Modifica).
  3. 3
    Seleziona le Preferenze cliccando su "Preferences" dal menu a tendina.
  4. 4
    Scegli la voce "Items and Inventory", che riguarda gli articoli e l'inventario, e si trova nel menu di sinistra.
  5. 5
    Scegli la scheda intitolata "Company Preferences".
  6. 6
    Seleziona, mettendo la spunta al check box, l'opzione "Inventory and purchase orders are active", ovvero "Inventario e ordini attivi".
  7. 7
    Quando hai terminato, clicca su "OK" per confermare la scelta.
  8. 8
    Seleziona "List" dal menu in alto.
  9. 9
    Scegli la voce "Item List" - Lista Articoli - che appare nel secondo menu.
  10. 10
    Seleziona "Item", la voce riguardante gli articoli, che si trova nella finestra in basso.
  11. 11
    Per creare un nuovo record, clicca su "New".
  12. 12
    Poi passa a "Inventory Part" per inserire l'informazione richiesta.
  13. 13
    Questo procedimento va applicato a tutte le componenti dell'inventario.
  14. 14
    Quando hai terminato l'inserimento, clicca su "OK".
  15. 15
    Seleziona, ora, la voce "Vendors" dal menu in alto.
  16. 16
    Clicca su "Vendor Center."
  17. 17
    Scegli la voce "New Transactions", per gestire una nuova transazione.
  18. 18
    Se selezioni "Receive Items" vedrai la lista di articoli ordinati e pagati, mentre, se vai su "Receive Items and Enter Bill", quelli ordinati, ma per i quali devi ancora effettuare il pagamento.
  19. 19
    Inserisci tutte le informazioni richieste.
  20. 20
    Premi "Save and Close" quando hai terminato, oppure "Save and New" per salvare e continuare l'inserimento.
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Metodo 1 di 2:
Report di Inventario

  1. 1
    Dal menu in alto, seleziona la voce "Report Center".
  2. 2
    Nella scheda "Standard", seleziona "Inventory" per vedere le tipologie di report disponibili.
  3. 3
    Scegli il tipo di report che preferisci, salvalo e stampalo.
  4. 4
    Imposta il periodo che vuoi visionare, puoi impostare un periodo tra due date, oppure l'anno fiscale passato.
  5. 5
    Clicca su "Display Report" per generare il report che hai creato.
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Metodo 2 di 2:
Inventario di Vendita

  1. 1
    Dal menu in alto, seleziona la scheda "Inventory".
  2. 2
    Seleziona "New Item" per creare un nuovo articolo.
  3. 3
    Inserisci tutte le informazioni riguardanti l'articolo che vuoi tracciare.
  4. 4
    È possibile aggiungere un'immagine per completare il profilo dell'oggetto.
  5. 5
    Imposta la quantità disponibile per questo articolo (QuickBooks aggiornerà la quantità automaticamente dopo ogni vendita, e ti avviserà quando sarà necessario un rifornimento).
  6. 6
    Inserisci sia il prezzo a cui vendi l'articolo, sia quello che paghi per il suo acquisto (questi dati verranno inseriti e confrontati automaticamente nel report utili/perdite).
  7. 7
    Una volta inserite tutte le informazioni, puoi salvare.
  8. 8
    Tornando al menu principale, seleziona, ancora una volta, "Inventory".
  9. 9
    Per visualizzare tutti gli articoli che hai inserito nel tuo inventario vai su "Item List".
  10. 10
    Scegli la scheda "Reports".
  11. 11
    Poi clicca su "Inventory" per vedere i report di inventario.
  12. 12
    Scegli quello che desideri controllare.
  13. 13
    Imposta il periodo di tempo che ti interessa, sistemando i valori in "Modify Report", e visualizza nuovamente.
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Consigli

  • Un buon consiglio è quello di utilizzare un gruppo di continuità per darti il tempo (10 o 20 minuti), in caso di interruzione di corrente elettrica, di salvare i dati e spegnere i computer. Questo sistema di supporto, inoltre, ti avvisa, tramite segnalazione acustica, di eventuali problematiche di corrente dandoti modo di intervenire.

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Avvertenze

  • Salva spesso il lavoro per evitare di perdere dati, magari, in caso di un improvviso black out o problemi tecnici del computer.
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Cose che ti Serviranno

  • PC
  • QuickBooks
  • Inventario degli oggetti
  • Listino prezzi

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